LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS EN LOS

 SISTEMAS DE ARCHIVO MANUALES Y COMPUTADORIZADOS

 

Por:

 

Prof. Hilda L. Morales Torres

Catedrática Asociada

 

Hoy día estamos viviendo en la era de la revolución de la información. Todos necesitamos de la información para poder llevar a cabo las transacciones comerciales y personales.  En esta era de avances tecnológicos, la información puede ser conseguida a través de diferentes medios como: el papel, las cintas magnéticas, los discos duros, los diskettes y otros medios.

 

  Cada día más empresarios se están dando cuenta de la necesidad de automatizar los servicios, incluyendo el control de los documentos. Teniendo un buen control de la administración de información podemos tomar mejores decisiones y compartirlas con otras personas.

 

  Es importante contar con un buen sistema de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la empresa o fuera de ésta.

  La Administración de Documentos ha ido cambiando a través de los tiempos. Nuevas tecnologÌas y sistemas se han incorporado al mundo laboral. Hace muchos años la información se guardaba en la piel de los animales y en las piedras, hoy dÌa la información es mayormente almacenada en forma electrónica, mediante una computadora.

 

  Se habla mucho de la oficina sin papeles, pero cada día hay mayor cantidad de documentos en los negocios. Esto se debe en gran medida que no existen programas de retención de documentos y el control de los documentos inactivos. Es importante mantener un buen control de los sistemas para así mantener la seguridad e integridad de la información. La transferencia de material inactivo ayuda a disminuir la cantidad de documentos en papel, disminuyendo los costos y logrando mayor productividad.

 

Qué sistemas de archivo se están utilizando más en Puerto Rico?

 

  En el estudio sobre los Sistemas de Archivo Manuales y Computadorizados en las empresas de Puerto Rico de 1999 se refleja lo siguiente:

 

  En dicho estudio participaron 217 empresas del gobierno y de la empresa privada. De éstos participantes un 21.7 por ciento pertenecen al sector del gobierno y un 74.7 por ciento al sector privado. El 63.1 por ciento de las empresas que participaron en el estudio, contaba con 51 o más empleados. De los resultados obtenidos cabe señalar los siguientes:

 

1.      Muy pocas empresas cuentan con un Administrador de Documentos. De las personas que reciben y archivan la correspondencia en una oficina, el 36.4 por ciento posee el título de Secretaria o Secretario. El Gerente de Oficina con un 3.7 por ciento, el Oficinista con un 10.6 por ciento y el Administrador de Documentos con un 2.8 por ciento. TodavÌa no se observa significativamente el cambio en los títulos del personal de oficina.

 

2.      Un por ciento significativo de los encuestados, el 77.9 por ciento, contestó no contar con los servicios de un Administrador de Documentos en su empresa.

 

3.      El 30 por ciento de los encuestados indicaron tener una gran necesidad de adiestramiento en el ·rea de administración de documentos.

 

4.      La mayoría de las empresas poseen un programa de retención de documentos, el cual se refleja con un 58.1 por ciento. Sin embargo, el 56.2 por ciento no lleva a cabo inventario de documentos.

 

5.      El 46.5 por ciento realiza la transferencia de documentos una vez al año.Ý Sin embargo, el 10.1 por ciento nunca la realiza, lo cual indica que mantienen tanto sus documentos activos, semi-activos e inactivos en el mismo lugar.

 

6.      El estudio reflejó que el 51.6 por ciento no utiliza un manual de procedimientos de archivo. El manual de procedimientos es una herramienta de trabajo necesaria que permite una mayor productividad, reduce el margen de error y economiza dinero.

 

7.      El 74.7 por ciento indicaron no poseer un sistema de cargo o de préstamo de documentos. Esto resulta en un grave problema para las empresas ya que puede resultar en la pérdida permanente de documentos importantes y puede ser la causa de la pérdida de tiempo considerable en su búsqueda.

 

8.      El tipo de archivo manual más utilizado fue la combinación de archivos verticales con laterales con un 30 por ciento, el archivo vertical con un 18.9 por ciento y los laterales con un 11.5 por ciento.

 

9.      El código de referencia es utilizado por la mayoría de los participantes.Ý Un 55.3 por ciento indicó utilizarlo. Sin embargo, un 35.5 por ciento no lo utiliza.

 

10. El fax fue el método más utilizado para el envío de mensajes por canales de comunicación electrónica. Hay otros métodos que también fueron destacados como el buzón electrónico, el correo electrónico, el fax integrado o módem y los mensajes hablados.

 

Qué mÈtodos se utilizan para la destrucción de los documentos?

 

  El 24 por ciento utilizó el método de triturar los documentosÝ para la destrucción de éstos.  El segundo método fue arrojar los documentos al zafacón y el 10.6 por ciento utilizó el reciclaje interno.

 

Qué métodos de seguridad se utilizan para proteger los documentos?

                 El acceso regulado por personas es la medida preventiva más       

                utilizada con un 46.1 por ciento. Es importante señalar que un   

                29    por  ciento no utilizaba ninguna medida para proteger sus 

                 documentos.

 

 

            Qué conocimiento existe sobres las leyes que aplican a la 

               Administración de los Documentos?

 

             Hay una gran necesidad de aprendizaje sobre las leyes que aplican al

             área de Administración de Documentos. El 54.4 por ciento, indicaron no

             tener conocimiento sobre estas leyes.

 

            Cuáles son los sistemas de clasificación más utilizados?

 

             El sistema alfabético obtuvo un 22.1 por ciento, el sistema alfabético y

             numérico un 15.7 por ciento y el sistema alfabético y por asunto con un

             12.9 por ciento. En todos se refleja la necesidad del sistema                     

                alfabético,   ya que es un sistema directo.

 

            Qué sistemas electrónicos están utilizando las empresas en 

               Puerto Rico?

 

             La mayorÌa de los encuestados no utilizan el sistema de tecnología de

             imágenes y los sistemas electránicos de archivo. El 12.4 por ciento

             utilizó el sistema de microfilmación, los códigos de barra y discos

             ópticos, fueron utilizados por 1.8 por ciento.Ý El digitalizador o escáner

             obtuvo un 2.8 por ciento.

 

            Dónde se mantiene el material inactivo?

 

             El 48.8 por ciento indicó mantener los documentos inactivos en la

             misma empresa.  Este dato también se refleja al indicar que el 39.2 por

             ciento del espacio que se utiliza para los archivos era bueno, el 30 por

             ciento lo evaluó de regular y el 19.8 por ciento lo consideró deficiente. Al

             mantener una gran cantidad de documentos inactivos junto a los activos,

             el espacio para los archivos activos se reduce. Además, no es costo

             efectivo mantenerlos juntos.

 

            Cuáles son los aspectos que m·s se consideran en la selecció   

               y compra de materiales de archivo?

 

             Los aspectos que m·s se consideran en la selección y compra de

materiales de archivo son:  costos, calidad, tipo y tamaño de los docu-

mentos y espacio disponible.  La capacidad para la expansión fue un

criterio seleccionado por muy pocos participantes.

 

 Cuáles son los medios de almacenamiento magnéticos más

utilizados?

 

  Los medios magnéticos más utilizados para el archivo de documentos

fueron el uso del disco duro y diskette con un 50.2 por ciento y el disco

duro con un 18.4 por ciento.  El disco óptico no es muy utilizado.

 

Los datos de este estudio nos reflejan que hoy día se están utilizando los métodos manuales y computadorizados para el manejo de la información. Meyer (1998) en su artÌculo "Paper Junkies Anonymous" indica que el problema que tienen muchas empresas e individuos en su carácter personal es que aunque muchas veces se tiene el equipo deseado como computadoras, impresoras, fax, correo electrónico, Internet y esc·ner, todavía no se quieren deshacer de los documentos en papel.


Otros autores también destacan la conveniencia del archivo electrónico.Ý Nelson (1998) en su artÌculo "Computerized Patient Records Improve Practice Efficiency and Patient Care" demuestra que si se invierte en un sistema computadorizado para llevar los récords mÈdicos, se diminuyen los costos y se logra mayor productividad.

 

Toda empresa debe contar con sistemas manuales o computadorizados para poder realizar sus funciones operacionales. También es necesario tener un plan sistemático de retención de documentos.  Esto ayudará a la transferencia de material inactivo y a su vez se lograr· disminuir la cantidad de papeles, disminuyendo los costos y logrando mayor productividad.

 

Creado el 21 de abril de 2000

 

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