Una Fórmula Ganadora para Manejar Eficientemente
Tu Tiempo Al Realizar Múltiples Tareas

por Myrtelina Corujo
Catedrática Asociada

 

 

 

  

 


 

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Los profesionales de oficina de hoy, llámense asistentes administrativos, secretarias, secretarias ejecutivas, administradores de oficina y otros títulos más, son responsables de realizar innumerables tareas—unas bienvenidas por lo retantes y fuera de lo usual; otras, motivo de risa entre pares a la hora del almuerzo porque jamás pensaron que fueran parte de la descripción de tareas de su puesto.

La tecnología está cambiando el mundo y el profesional de oficina, con su computadora personal, se ha convertido en un nodo de conocimiento y de intercambio de información. Un día típico en su agenda de trabajo puede incluir: elaborar un informe utilizando un programa de hoja de cálculo; preparar tablas, diapositivas y hojas informativas para una presentación; enviar mensajes electrónicos a clientes y personal de la empresa; representar al ejecutivo en una reunión; investigar el itinerario de vuelos en la Internet; adiestrar a un nuevo compañero de trabajo; y participar en una reunión para la compra de materiales. A esta lista interminable de responsabilidades sume otras tareas típicas y rutinarias de la profesión—contestar el teléfono, tramitar la correspondencia, manejar el facsímil y atender visitantes—y una que usted no esperaba realizar, descarchar el congelador de la nevera de la oficina.

Contrario a lo que se esperaba, la tecnología no ha sustituido al personal profesional de oficina; al contrario, ha expandido sus funciones y reconocido sus talentos y destrezas. Surge, entonces, la pregunta: cómo emplear bien el tiempo, que se mantiene constante—60 segundos, un minuto; 60 minutos, una hora—y realizar variadas funciones, todas importantes, con algún grado de urgencia y que aumentan con el paso del tiempo.

La contestación es: organiza tu sistema. Tú eres un sistema con sus componentes de entrada, proceso y salida. Recibes datos, los manipulas y produces información. Para que tu sistema funcione eficientemente necesitas buenos hábitos y herramientas de trabajo.

Si tu sistema no está organizado, lo más probable es que no puedas cumplir bien con tus crecientes responsabilidades. A continuación, una fórmula para manejar tu tiempo eficientemente:

  • Analiza tus tareas. Investiga si cumples con lo que otros desean o con lo que tú consideras importante y urgente.
  • Planifica tu mañana hoy. Fija metas diariamente e identifica tus prioridades como "A, B, C" ó "1, 2, 3".
  • Añade una buena dosis de dedicación. No importa lo que suceda, pregúntate todas las mañanas cuáles son los asuntos más importantes, más urgentes. Revisa tu plan (los planes se hacen a lápiz porque se alteran); sé flexible y usa el sentido común.
  • Relaciona las actividades con las metas. Felicítate al finalizar el día si lograste las mismas.
  • Concédete diariamente una hora de tiempo para trabajar en la prioridad "A". Llega una hora más temprano, sal una hora más tarde, que durante esa hora un compañero colabore contigo y atienda el teléfono.
  • Organiza tus actividades por grupos: llamadas, correspondencia, archivo.
  • Todos los días saca tiempo para trabajar con las prioridades "B" y "C".
  • Escoge buenas herramientas para manejar el tiempo: calendario, lista de "Para hacer hoy", sistema "Tickler", planificadores, organizadores de escritorio, sistemas de organización electrónicos.
  • Evalúa estas herramientas en cuanto a tamaño, portabilidad, accesibilidad, adaptabilidad, tu estilo personal.
  • No tengas más de un calendario. Este debe estar accesible. Mantén lo profesional y lo personal en uno solo. De considerarlo necesario, fotocopia las páginas importantes como sistema de resguardo.
  • En la lista de tareas a realizar, ten dos secciones: actividades programadas y actividades no programadas. En la sección de actividades programadas incluye citas y bloques de tiempo para trabajar en tareas específicas: tramitar correspondencia, archivar, realizar investigación en la Internet. En la sección de actividades no programadas incluye lo que surge inesperadamente y puede hacerse en cualquier momento del día. En cuanto haya oportunidad, convierte las tareas no programadas en actividades programadas.
  • Tacha de tu lista lo que has logrado. Este ejercicio te da sensación de logro y te hace sentir fabulosamente bien.
  • Decide qué puede estar en tu escritorio. Utiliza el principio de accesibilidad para determinar proximidad. Elimina del escritorio lo que no utilizas con frecuencia.
  • Para cada papel que llegue a tu escritorio, toma una decisión. El no hacerlo es indicativo de que evitas tomar decisiones. No tomar decisiones aumenta la cantidad de papeles sobre el escritorio.
  • Categoriza tus documentos: acción inmediata, pendiente, llamadas, para la firma. Identifica debidamente cada categoría; puedes utilizar carpetas de colores distintos.
  • Computariza los procedimientos que puedas (calendario, para hacer hoy, el "tickler") . Te facilitará tus tareas y economizarás tiempo y esfuerzo.

Si pones en práctica estas sugerencias, te dará el tiempo para lo que tienes que hacer. "Las metas y el entusiasmo son un cheque en blanco de Dios—para que uno decida la cantidad."

 

         

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