La Administración de Documentos--El Camaleón de las Empresas

por: Myrtelina Corujo, Catedrática Asociada
UPR - Recinto de Río Piedras

 

No hay duda de que la información es un recurso vital de cualquier organización o empresa. Al igual que el camaleón--reptil que tiene la facultad de cambiar de color según las condiciones ambientales-- la información adopta diferentes formas dependiendo de la tecnología con la que se crea. Actualmente los documentos de una empresa pueden ser archivados bajo tres formas diferentes: papel, imagen o en formato digital. Se ha creado también el almacenamiento de la voz, tecnología que aún se investiga y a la que se le está dando mucha atención por el potencial que representa como futuro medio de almacenamiento.

Así encontramos en las organizaciones información importante traducida en documentos que pueden encontrarse en papel: correspondencia general, contratos, formularios, artículos de incorporación, facturas, y otros; en imagen, como lo son las microformas; y en forma digital en los docurnentos que se archivan en discos duros, discos flexibles y cintas magnéticas.

Tradicionalmente el medio que se utiliza para archivar la información es el papel. Este medio presenta unos problemas mayores: el no poder accesar la información archivada rápidamente y la demanda constante de espacio que el papel requiere. Estos problemas tienen su causa: falta de controles; no se toma en consideración el costo de crear, utilizar y almacenar la información; y la necesidad de crear y retener documentos por exigencias de leyes estatales y federales.

Para contrarrestar los problemas que ocasiona el tener sistemas orientados hacia el papel, surgió el almacenamiento de imagen. Tres tecnologías componen este medio: el disco óptico, las microformas y el facsímil. De ellas, sólo el disco óptico y la microforma son tecnologías para el acceso y almacenamiento de información. La microforma, una reducida imagen del documento que se Ileva a película, es la que más se utiliza. Los dispositivos de almacenamiento óptico (CD-ROM, WORM y medios magnéticos-ópticos) son las tecnologías modernas; proveen una mayor capacidad de almacenamiento y economizan mucho espacio.

Para el eficiente manejo de toda esta información, que se encuentra en distintos formatos y que va desde sencilla a más compleja y detallada, se requiere el uso de equipo, uno o varios sistemas de clasificación, espacio de almacenamiento y personal adiestrado.

La administración de documentos es clave en el sistema de información de una oficina. Por ello las organizaciones se automatizan e implantan el uso de medios electrónicos para el acceso inmediato de sus récords. Por lo tanto, hay que hacer los ajustes necesarios para lo que depara el futuro: una reducción en la cantidad de papel que se produce, utilización de bancos de información, la incorporación del almacenamiento de la voz, un mayor uso de las tecnologías ópticas y la integración de todas las tecnologías.

 

Creado el 18 de abril de 1997

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