EL ASISTENTE ADIMINISTRATIVO IDEAL

Dra. Maribel Huertas
Catedrática Auxiliar
Departamento de Administración de Sistemas de Oficina
Facultad de Administración de Empresas
UPR – Río Piedras

Artículo publicado en la
Sección Por Dentro del
periódico El Nuevo  Día
del 24 de abril de 2007


 

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          Las empresas que deseen sobrevivir en un sistema global y que quieran mantenerse competitivas no pueden correr el riesgo de tener al personal administrativo equivocado.  En las empresas de este siglo no hay cabida para personal administrativo que no cumpla con las competencias que se necesitan actualmente.  No hay cabida para un personal que se ha quedado en el pasado, con destrezas obsoletas y con una mentalidad estática, que le permita pensar que nada evoluciona. 
        
Por el contrario, las empresas necesitan de un personal administrativo capaz de funcionar en el presente y contribuir positivamente en el logro de las metas organizacionales futuras.  Para entender este aspecto, el personal administrativo debe comprender que su rol ha cambiado radicalmente y que esta profesión es impactada constantemente por tendencias de índole tecnológica, que traen consigo nuevos procedimientos y nuevas formas de hacer el trabajo de una manera más efectiva.

¿Qué se busca?

Según los resultados obtenidos de un estudio realizado con empresas multinacionales en Puerto Rico (2006) y de otro estudio publicado por la Sociedad Honoraria de Educación Comerial Delta Pi Epsilon (2006), el mundo necesita de asistentes administrativos con las siguientes competencias:

Comunicación 

o     Bilingües (inglés y español en forma oral y escrita, aunque se considera valor añadido el dominio de otros idiomas como el mandarín y el portugués)

o       Manejo efectivo de la información electrónica y manual

o       Manejo efectivo de llamadas telefónicas dentro y fuera de Puerto Rico

o       Habilidad para redactar documentos comerciales y comunicaciones electrónicas

o       Técnicas de presentación

Tecnología

o       Dominio a niveles profundos de los programas de computadora, entre ellos:  Excel, Word, PowerPoint, Publisher, Access y programas para llevar la contabilidad del negocio

o       Integración de documentos de distintos programas y medios

o       Uso efectivo de la Internet

o       Diseño y mantenimientos de páginas electrónicas

o       Uso de programas o agendas electrónicas como Outlook, entre otros

o       Diseño creativo de documentos

o       Manejo efectivo de las tecnologías de oficina y sistemas electrónicos:  facsímil, fotocopiadoras, impresoras, digitalizador de imágenes, cuadros telefónicos, equipo multimedia (Ej. videoconferencias)

o       Producción de gráficas e informes estadísticos
 

Organización y planificación

o       Crear planes de trabajo con metas a corto, mediano y largo plazo

o       Manejo efectivo del tiempo

o       Habilidad para establecer prioridades

o       Trabajo con múltiples tareas simultáneamente

o       Organización de reuniones y distribución de agendas y de toda la información que se necesita

o       Diseño de actividades formales e informales donde puede haber participación de extranjeros

o       Conocimiento sobre etiqueta y protocolo

o       Manejo y mantenimiento de inventario de equipo y materiales

o       Recopilación y organización de información para el uso de informes gerenciales

o       Arreglo de viajes y elaboración de itinerarios.

Destrezas Interpersonales

o       Confidencialidad

o       Personalidad agradable

o       Proyección profesional

o       Actitudes positivas

o       Actitud de servicio

o       Habilidad para trabajar bajo presión

o       Integridad y ética profesional

o       Sensibilidad cultural

o       Receptividad hacia el aprendizaje

o       Atención al detalle y cortesía

o       Flexibilidad

Destrezas Analíticas

o       Análisis de situaciones críticas

o       Toma de decisiones

o       Asertividad

o       Búsqueda y análisis de información e investigación

Destrezas y Conocimientos Gerenciales

o       Manejo de presupuesto

o       Liderazgo e iniciativa

o       Supervisión de personal y asignación de trabajo a subalternos

o       Servicio al cliente

o       Negociación y mercadeo

o       Adiestramiento a personal subalterno

o       Conocimiento del negocio y de la cultura organizacional

 

Derechos de Autor © Este artículo es propiedad intelectual de la Dra. Maribel Huertas. Se prohíbe su reproducción sin el debido crédito a su autora. Si se reproduce, debe mantenerse esta notificación de propiedad intelectual.

 

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