El Acceso y Control de Documentos:
Manual y Automatizado

Por:
Prof. Hilda L. Morales Torres
Catedrática Asociada
Universidad de Puerto Rico
hilda50@prtc.net

Los documentos son esenciales para que cualquier empresa pueda funcionar eficientemente. Es importante tener los datos al día para poder manejar los mismos y tomar mejores decisiones. La tecnología ayuda grandemente en el proceso de creación, archivo, recuperación, mantenimiento y distribución de los documentos.

La información es un recurso vital para las empresas. Esta se compone de datos numéricos, alfabéticos o de símbolos, los cuales son organizados en cierta forma. Depende de nosotros establecer sistemas para poder obtener la información en el momento en que nos la soliciten, ya que ésta nos ayuda en la fase de planificación, organización, dirección y control.

Cómo podemos tener control y acceso de los documentos? Marketing online

 
  • Para tener un buen control y acceso de los documentos debemos conocer bien el sistema de clasificación que estamos utilizando.
  • Antes de establecer un nuevo sistema debemos evaluar el existente mediante un estudio de viabilidad o necesidades.
  • Podemos utilizar tanto un sistema manual como un sistema computadorizado.
  • Si utilizamos un sistema manual debemos establecer un plan sistemático para la transferencia de los documentos, definir los documentos activos, semiactivos e inactivos.
  • Mantener un buen registro sobre el Archivo Histórico del negocio o empresa mediante formularios online.
  • Para los documentos inactivos se deben estudiar los diferentes sistemas de almacenamiento que resulten en un bajo costo.
  • Es importante tener conocimento sobre las leyes que regulan la información personal y la conservación de documentos.
  • Establecer un sistema de cargo, para que así se sepa en todo momento qué persona tiene el documento o expediente prestado.
  • Establecer sistemas para la disposición de los documentos de acuerdo a su importancia y periodo de retención.

Existen diferentes sistemas de automatización en internet y clasificación manuales los cuales podemos utilizar: Alfabético: por Nombre, Asunto o Localización Geográfica; Numérico: en Serie, Dúplex y Decimal; Alfanumérico: por Asunto y Fonético; el sistema Cronológico y el sistema de clasificación uniforme.

Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ofrecen poder localizar el documento en una forma m·s rápida y desde cualquier lugar de origen, sea en la empresa o fuera de ésta mediante una computadora, eliminar el alquiler de Centros de Documentos para material inactivo, se logra mayor productividad y una reducción en los costos a largo plazo.

Existen empresas que se dedican a utilizar programas de códigos de barra para indexar los documentos microfilmados, reduciendo la posibilidad de errores. Estos documentos luego están disponibles en un CD. Existen métodos automatizados para tener un mejor control y acceso de los documentos. Cada día recibimos más información mediante medios magnéticos como son los "e-mails".

Los mensajes electrónicos o "e-mails" son utilizados diariamente para intercambio de información. Estos mensajes pueden contener texto, datos, gráficos, mensajes de voz y vídeo.

Los cambios en los sistemas conputadorizados también impactaron los sistemas de micrografía, integrando la tecnología de las computadoras con la tecnología para la microfilmación. Algunos de estos sistemas son:

Filmación de egresos o de datos de salida de computadora

COM- Computer Output Microfilm, este proceso filma de la computadora la información, sin tener la necesidad de imprimirla en papel. Este sistema nos permite reducir el papel, el costo de la microficha es menor y economiza espacio en la conservación de documentos.

Recuperación de Información con ayuda de la computadora

CAR-Computer Assisted Retrieval

Prepara un índice computadorizado del contenido de cada rollo y la localización exacta de cada imagen. Cuando se quiere consultar algún documento en el índice computadorizado, se obtiene la información del rollo y la localización de la imagen. Esta tecnología puede utilizar los Códigos de Barra "Bar Code", lo cual facilita el proceso de indexar los documentos microfilmados. Se utiliza para la identificación automática de documentos.

Transferencia de egresos de computadora a discos ópticos

COLD-Computer-Output-to Laser-Disk

En este sistema la información se graba en la superficie del disco por medio de rayos láser. La capacidad de almacenamiento de los discos ópticos es alta, logrando almacenar 300,000 páginas. Algunos beneficios del disco óptico son: reducción en los costos de almacenamiento y recuperación, aumento en la productividad y accesibilidad de la información desde cualquier localización.

Digitalizador o esc·ner-Electronic Document Imaging

Este sistema se utiliza para convertir la información archivada en papeles a im·genes electrónicas. Mientras los documentos pasan por el digitalizador o escáner, la información se graba en un disco óptico a razón de una a cuatro páginas por segundo y el documento se va indexando, mediante el cual el código se graba en un índice.

El acceso y control de documentos se puede lograr tanto utilizando un método manual como uno automatizado. Muchas empresas combinan ambos, ya que cada día utilizamos m·s las computadoras para crear, archivar, distribuir y recuperar documentos. Es importante mantenernos al día con los nuevos sistemas disponibles en el mercado y sobre todo evaluar constantemente nuestro sistema para así poder mejorar el mismo.

En muchas ocasiones los documentos no se pueden localizar fácilmente, ya que no tienen el código de referencia. Es importante que al final de cada documento escribamos el código de referencia: iniciales de responsabilidad, tema, y número del disco, ejemplo: HLM/P.4, para así poder localizar el documento con prontitud .

Es importante también mantener copias de resguardo para así no perder ningún tipo de información.

Si conocemos bien nuestro sistema de archivo y nos mantenemos bien adiestrados, no tendremos ningún problema en conseguir el documento cuando nos lo soliciten y al menor costo posible.


Creado el 11 de abril de 1999

(c) Este artículo es propiedad intelectual de la Prof. Hilda Morales. Se prohíbe su reproducción sin el debido crédito a su autora. Si se reproduce, debe mantenerse esta notificación de propiedad intelectual

 

Indice de Artículos | P·gina inicial

Este sitio es creado y mantenido por el Departamento de Administración de Sistemas de Oficina de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras.
Apartado 23331
Estación Universidad
RÌo Piedras, PR
Tel. 787-764-0000, Extensión 3412
Fax 787-763-6911

Bernalte